CMMS raporlama: hangi bakım raporları alınmalı, kim okumalı ve raporlar nasıl doğru tutulur

Rapor menüsünden değil, kararlardan başlayın

Çoğu bakım yazılımı, bir ekibin okuyabileceğinden çok daha fazla rapor sunar. Sık yapılan hata, bunların çoğunu zamanlayıp herkese e-postayla göndermek ve içinden işe yarar bir şey çıkmasını beklemektir. Çıkmaz. Tersinden başlayın. Kimin karar vermesi gerektiğini, bunun için neyi bilmesi gerektiğini ve kararı ne zaman verdiğini yazın. Sonra bu soruyu cevaplayan tek raporu seçin. Okuduktan sonra kimsenin farklı bir şey yapmayacağı bir rapora ihtiyacınız yoktur.

Haftalık paket: üç rapor, bir toplantı

Haftalık raporlar işi değerlendirmek için değil, işi yürütmek içindir. Ustabaşı ve kıdemli teknisyenlerle yapılan on beş dakikalık ayakta toplantıda konuşulabilecek kadar kısa olmalılar. Üç rapor yeterlidir:

1. Açık iş emirleri: iş emri numarasına göre değil, önce önceliğe sonra gün olarak yaşa göre sıralayın. Her birinin neden beklediğini gösteren bir sütun ekleyin: parça, dış servis, üretimden duruş izni ya da personel. Parça bekleyen bir işin çözümü, kimsenin elini sürmediği bir işin çözümünden farklıdır.
2. Zamanı gelen ve geciken önleyici bakımlar: önümüzdeki yedi günde zamanı gelenler ve penceresini çoktan kaçırmış olanların tamamı. Yeni tarihin yanında ilk planlanan tarihi de gösterin. Böylece bir işin birden fazla kez ertelendiği hemen görülür.
3. Tekrarlayan arızalar: son 30 günde aynı arıza koduyla iki veya daha fazla kez arızalanan her ekipman. Kök neden çalışması bu listeden başlar. Bu liste yoksa ekip her salı aynı geçici çözümü uygulamaya devam eder.

Toplantının sabit bir ritmi olmazsa kısa sürede dağılır. Raporları, haftanın işleri herkesin aklındayken cuma öğleden sonra alın ve bu fırsatla eksik kodları ve saatleri tamamlayın. Pazartesi raporları birlikte gözden geçirin. Aksiyon gerektiren her madde toplantıdan tek bir sorumlu ve bir tarihle çıkar. Bir sonraki haftanın paketi de bu aksiyonların gerçekten yapılıp yapılmadığını gösterir.

Aylık ve üç aylık: liste değil, eğilim

Tek bir ayın rakamı size çok az şey söyler. Kötü geçen bir hafta, uzun bir duruş ya da bir bayram tatili onu ciddi şekilde oynatabilir. Aylık raporlar en az son altı ayı yan yana göstermeli ki müdür tek bir ayın gürültüsüne değil, rakamların gidişine tepki versin. Takip etmeye değer beş rakam şunlardır:

• Önleyici bakım uyumu: kendi penceresi içinde tamamlanan önleyici bakımların, o ay zamanı gelen bakımlara oranı. Ertelenen ve iptal edilenleri sessizce dışarıda bırakmayın, ayrı rakamlar olarak gösterin.
• Ekip haftası cinsinden iş yükü: açık işlerin tahmini saati, ekibinizin bir haftada bakıma gerçekten ayırabildiği saate bölünür. '212 açık iş emri' yerine 'üç haftalık iş bekliyor' demek çok daha anlaşılırdır.
• Ekipman ve nedene göre duruş süresi: en yüksekten en düşüğe sıralanır, böylece ilk iki üç ekipman hemen göze çarpar.
• Ekipman bazında maliyet: parça ve dış servis faturalarının yanında iç işçiliği de (saat çarpı saatlik ücret) gösterin.
• İşçilik saatlerinde planlı ve plansız iş payı. Plansız işlerin payı artıyorsa planlı bakım, personel için verilen yarışı kaybediyor demektir.

Üç aylık değerlendirme farklı türde bir belgedir. Günlük işler için değil, yatırım ve sözleşme kararları içindir. Son on iki ayda en çok maliyet çıkaran ya da en uzun duran beş ekipmanı seçin. Her birinin tüm geçmişini birer sayfaya koyun: koda göre arızalar, duruş süresi, toplam bakım maliyeti ve ekipmanın yaşı. Bu sayfa, 'yenilesek mi' sorusunu sadece görüşe dayanan bir tartışma olmaktan çıkarır ve kanıtla cevaplanabilir hale getirir.

Bakım raporlarını yanıltan sekiz tuzak

CMMS verisiyle alınan yanlış kararların çoğu bozuk bir rapordan kaynaklanmaz. Hesap doğrudur, ama okuyucunun sandığından farklı anlama gelen bir veri üzerinde yapılmıştır. Dikkat edilmesi gerekenler şunlar:

• Kapanış tarihi tamamlanma tarihi değildir. Teknisyenler iş emirlerini ay sonunda toplu kapatıyorsa onarım süreleri uzun görünür ve bütün işler ayın son haftasında yapılmış gibi çıkar. Raporu işin gerçekten bittiği tarihe göre alın. Sisteminiz sadece kapanış tarihini tutuyorsa 'işi bitirdiğin gün kapat' kuralını kesinleştirin.
• Erteleme saati sıfırlar. Bir önleyici bakımın tarihini ileri almak, onu yeni tarihe göre 'zamanında' sayıyorsa uyum yüzde 100 görünürken gerçek bakım aralıkları haftalarca uzayabilir. Uyumu her zaman ilk planlanan tarihe göre ölçün.
• Sayı, atlananı gizler. 100 bakımdan 95'inin yapılması iyi görünür, ta ki atlanan beşi kazan ve yangın pompası olana kadar. Yüzdenin yanına, kritik ekipmanlarda kaçırılan işleri isim isim yazın.
• 'Diğer' kodu analizi yutar. Neden raporunuzdaki en büyük çubuk 'diğer' ya da 'genel arıza' ise rapor size sadece formların nasıl doldurulduğunu anlatıyordur. O iş emirlerini okuyun, gruplayın ve eksik kodları ekleyin.
• İş emri süresi duruş süresi değildir. Bir onarım iki saatlik işçilik gerektirirken makine bir rulman beklediği için iki gün durmuş olabilir. Makinenin durduğu ve yeniden çalıştığı zamanı işçilik saatinden ayrı kaydedin.
• Eksik iç işçilik, şirket içi onarımları bedava gösterir. Sadece parça ve faturalardan oluşan bir maliyet raporu eski ekipmanı çalıştırmaya devam etmeyi destekler gibi görünür, çünkü kendi personelinizin ona harcadığı onlarca saat hiç görünmez.
• Güncellenmeyen sayaçlar saat bazlı planları bozar. Bakım her 500 çalışma saatinde bir yapılıyorsa ve üç haftadır kimse sayaç girmediyse geciken bakım raporu her şeyin yolunda olduğunu söyler. Haftalık pakete 'son sayaç okuma tarihi'ni ekleyin.
• Farklı makinelerin tek ortalaması bir şey ifade etmez. Forkliftler, presler ve klima santralleri için tek bir ortalama onarım süresi, birbirine benzemeyen işleri karıştırır. Ayları karşılaştırmadan önce güvenilirlik rakamlarını ekipman tipine göre ayırın.

Her rapordan önce on dakikalık veri kontrolü

Veri kalitesi tek seferlik büyük bir temizlikle düzelmez. Raporu gönderen kişinin her seferinde aynı sırayla yaptığı küçük bir kontrolle düzelir:

1. Bu dönemde sıfır işçilik saatiyle ya da boş tamamlama notuyla kapatılan iş emirlerini filtreleyin ve teknisyene geri gönderin.
2. Arıza kodu olmayan ya da 'diğer' olarak kodlanan arızaları filtreleyin ve iş henüz hatırlanırken kodlayın.
3. Son iki haftada hiç güncellenmemiş açık iş emirlerini listeleyin. Bunlar ya gerçekten bekliyordur ve nedeni yazılıdır, ya da kapatılmalı veya iptal edilmelidir.
4. Saat ya da kilometre bazlı bakım planı olan her ekipmanın son bir hafta içinde girilmiş bir sayaç okuması olduğunu kontrol edin.
5. Her maliyet kaleminin bir ekipmana bağlı olduğunu kontrol edin. Ekipmana bağlanmayan maliyet, ekipman bazlı raporlardan kaybolur.

Örnek: tek sayfalık aylık rapor nasıl görünür

Bu gerçek bir tesis değil, açıklama amaçlı bir örnektir. Kırk kadar ekipmanı olan küçük bir tesis düşünün. Aylık sayfa üç bölümden oluşur. En üstte dört eğilim çizgisi vardır: ilk planlanan tarihe göre önleyici bakım uyumu, ekip haftası cinsinden iş yükü, toplam duruş saati ve işçilikte planlı işlerin payı. Ortada o ayın duruş süreleri ekipman bazında sıralanmıştır. En altta ise her birinin sorumlusu ve tarihi olan üç aksiyon yer alır.

Bu örnekte tesis toplam 41 saat duruş yaşamış ve bunun 29 saati iki ekipmandan gelmiş. Üç aksiyon da buraya gider: paketleme hattı 2'deki tekrarlayan sıkışma için kök neden analizi, saatlerinin çoğu parça beklemekle geçtiği için kompresör 2'ye yönelik stokta yedek valf seti tutulması ve forklift 3'ün şarj düzeninin kontrol edilmesi. Diğer ekipmanlar sırasını bekler. Sıralama, bir yığın rakamı kısa bir yapılacaklar listesine çevirir. İş emirleriniz, arızalarınız ve maliyetleriniz aynı ekipmana bağlı olarak kaydediliyorsa, örneğin Solmex'te, bu sayfa tek bir kayıt setinden çıkar ve üç ayrı Excel dosyasını birleştirmeniz gerekmez.

Sıkça sorulan sorular