İş emri yazdırma: ne zaman basılır, kağıtta ne olur, sisteme nasıl geri döner

Basılı iş emri ne zaman hâlâ mantıklı

Dijital iş emrini takip etmek daha kolaydır, ama bakımın büyük kısmı telefonun dert olduğu yerlerde yapılır. Hangi işlerin kağıtla yapılacağına ve nedenine önceden karar verirseniz yazdırmak geri adım sayılmaz. Bu karar yoksa kağıt her işe yayılır ve sistem, sahanın hep bir hafta gerisinden gelen bir dosya dolabına döner.

• Sinyal yoksa ya da cihaz yasaksa: bodrumlar, tank sahaları, ekranlı odalar, yalnızca sertifikalı cihazların girebildiği patlayıcı ortam bölgeleri.
• Kirli ya da ıslak işler: redüktör yağ değişimi, hidrolik tamirler, yıkama alanları. Teknisyen iş bitene kadar zaten ekrana dokunmaz.
• Fiziksel imza gereken durumlar: izolasyon onayları, çalışma izni, prosedürünüzün ıslak imza istediği müşteri ya da denetçi kabulleri.
• Hesabı olmayan kişiler: taşeronlar, geçici personel, tek seferlik kontrol yapan operatörler.
• Çok ölçümlü uzun işler: makinenin yanındaki bir panonun, telefonu kırk kez açmaktan daha hızlı olduğu duruş işleri.

Sayfada neler olmalı, yukarıdan aşağıya

Sayfayı işin akış sırasına göre dizin. Teknisyen formu ayakta, çoğu zaman kötü ışıkta okur. Bu yüzden her blok tek bir soruya cevap vermeli: bu ne, güvenli mi, ne yapacağım, neyi kaydedeceğim, ne kullandım, iş bitti mi.

1. Tanımlama: büyük puntoyla iş emri numarası, ekipman kodu ve adı, tam konum (bina, hat, bölme), öncelik, termin, atanan kişi. Sonradan sisteme girecek kişi kaydı tek okutmayla açabilsin diye iş emri numarasının barkodunu ya da QR kodunu ekleyin.
2. Sorun ya da görev: arızada, iş talebinin metni talep edenin yazdığı şekliyle, kimin bildirdiği ve ne zaman bildirdiğiyle birlikte. Özetlemeyin, teknisyenin operatörün kendi sözlerine ihtiyacı var.
3. Adımlardan önce emniyet: enerji kaynakları ve izolasyon noktaları, gerekli KKD, varsa çalışma izni numarası ve doğrulanan her izolasyon için bir işaret kutusu.
4. Kontrol listesi olarak adımlar: numaralı, her satırda tek işlem, yapıldı, yapılmadı ve uygulanamaz için ayrı kutular. Üç durum önemli, çünkü boş bir kutu size hiçbir şey söylemez.
5. Ölçümler: her birinin birimi kutunun içinde, kabul aralığı yanında basılı olsun. Teknisyenin eğilimi sahada görebilmesi için bir önceki bakımdaki değeri de ekleyin.
6. Parçalar: planlanan parçalar parça numarası, adet ve raf yeriyle birlikte, ayrıca fiilen kullanılan parçalar için boş satırlar.
7. Kapanış: başlangıç ve bitiş saati, sayaç okuması, arızalar için arıza kodu kutuları, kısa bir açıklama alanı, takip işi gerekiyor mu evet ya da hayır, imza ve tarih.

Makine başında işe yaramayanı çıkarın. Ekipmanın tüm geçmişi, uzun kılavuzlar ve eski yorumların hepsi bir sayfayı dörde çıkarır, üçüncü sayfayı da kimse okumaz. Teknisyenin bir çizime ihtiyacı olabilecekse çizimin kendisini değil, nerede asılı ya da saklı olduğunu yazın.

Verinin kullanılabilir dönmesini belirleyen düzen ayrıntıları

Basılı iş emirlerinin çoğu, biri onları sisteme geri girmeye çalıştığında çöker. Sorun el yazısında değil. Form, değer gereken yerde serbest metne davet etmiştir. Bu ayrıntılar küçük ama geçmiş kayıtlarınızın kalitesini belirler.

• Birim kutunun içinde. ____ bar yazan bir kutu psi olarak dönemez, sıcaklık da birimsiz geri gelemez.
• Sayılar için hane kutuları. Her hane için bir kare ve önceden basılmış ondalık virgülü, 1 ile 7 ya da 4 ile 9 karışmasını azaltır, 4,5 yerine 45 yazılmasını engeller.
• Boş satır yerine kod listesi. Bu ekipman tipine uyan beş ila sekiz arıza kodunu işaret kutusu olarak basın, bir de Diğer kutusu ekleyin. Böylece yine bozuldu gibi ifadeler yerine sayılabilir kodlar elde edersiniz.
• Eldivene göre kutu boyutu. Yazı alanları, iş eldiveniyle kalem tutup panoyu makine korumasına dayayan birinin yazabileceği kadar büyük olmalı.
• Altbilgide baskı damgası. Baskı tarihi ve saati, yazdıran kişi ve iş emri sürümü. Eski bir kopyayı bu sayede yakalarsınız.
• Her sayfada tek iş, tek yüz. Tek sayfada iki iş olursa biri ya iki kez kapanır ya hiç kapanmaz. Arka yüz kroki için boş kalır.
• Siyah beyaz baskıya uygun. Önceliği ya da sınır dışı değerleri yalnızca renkle göstermeyin. Atölye yazıcıları ve fotokopiler rengi kaybeder.

Örnek: bir pompa için basılı aylık önleyici bakım formu

Bu açıklayıcı bir örnektir, önerilen bir prosedür değildir. Değerler yer tutucudur, üreticinizin değerlerini ve kendi geçmiş verilerinizi kullanın. Formun her bloğunun basılan kısım ve teknisyenin yazdığı kısım olarak nasıl ayrıldığını gösterir.

Ölçümler satırına bakın. Son değer basılı olduğu için, rulman sıcaklığını geçen aydan belirgin şekilde yüksek gören teknisyen, değer sınırın içinde olsa bile daha pompanın başındayken harekete geçebilir. Boş bir formda bu eğilim ancak haftalar sonra biri grafiğe dökerse görünür, o da dökerse.

Kağıdı sisteme geri döndürmek

Basılı iş emirlerinin zayıf noktası saha değil, ofistir. Formlar bir tepside birikir, biri cuma günü hepsini girer, ölçümlerin yarısı lekelerden tahmin edilir ve iş bütün hafta açık görünür. Böylece iş birikimi olduğundan kötü görünür. Geri dönüş döngüsünü form kadar özenle kurun.

1. Tek teslim noktası. Her vardiya için her gün aynı yerde duran etiketli bir tepsi ya da kutu. Tamamlanan ve tamamlanmayan formlar ayrı bölmelere girer.
2. Aynı gün giriş. Sonuçlar vardiya bitmeden ya da en geç ertesi sabah girilir, teknisyen kendi yazısını okumak için hâlâ ortadayken.
3. Belirli bir sorumlu. Her vardiyada formları girmekten bir kişi sorumludur. En iyisi teknisyenin kendisidir, çünkü o zaman kimse başkasının el yazısını yorumlamak zorunda kalmaz.
4. Kapatmadan önce eksiksizlik kontrolü. Gerekçesiz boş ölçüm kutusu yok, her arızada arıza kodu işaretli, saatler ve sayaç okuması yazılı. Eksik formlar geri döner, boşluklarla kapatılmaz.
5. Takip işleri talebe dönüşür. Açıklama kısmına yazılmış ve iş gerektiren her şey, giriş sırasında yeni bir iş talebi olarak açılır, kağıtta bırakılmaz.
6. Orijinali yalnızca gerekiyorsa saklayın ya da tarayın. Prosedürünüz ya da denetçi imzalı formu istiyorsa tarayıp iş emrine ekleyin. Aksi halde sisteme girilen kayıt asıl kayıttır.

Önleyici bakımı eski kağıt üretmeden toplu yazdırmak

Bir haftalık önleyici bakımı pazartesi yazdırmak verimli görünür, ama perşembeye kadar bu formların bir kısmı yanlış olur. Bir iş ertelenmiştir, bir adım değişmiştir, sayaca bağlı bir bakım beklenenden erken ya da geç gelmiştir, ya da ekipman yer değiştirmiştir. Teknisyen sistemden değil, elindeki kağıttan çalışır.

• Bir hafta değil, bir gün önce yazdırın. Haftayı ekranda planlayın, her günün formlarını bir önceki vardiyanın sonunda yazdırın.
• Güzergaha göre gruplayın. Formları iş emri numarasına göre değil, bina ve hatta göre sıralayın ki deste yürüyüş sırasına uysun.
• Her değişiklikte yeniden yazdırın. Basılmış bir iş emri değişirse yeni sürüm numarasıyla yeniden yazdırın, eski kopyayı toplayıp imha edin. Tekrar basılan her çıktıyı KOPYA olarak işaretleyin.
• Sayaca bağlı bakımları baskı anında kontrol edin. Güncel sayaç değerini ve bakım değerini forma basın ki teknisyen işin gerçekten vadesinin gelip gelmediğini görsün.
• Yarım kalan formlar da geri döner. Bugün yapılamayan bir bakım, erişim yok, parça yok ya da ekipman çalışıyor gibi işaretlenmiş bir gerekçeyle tepsiye döner. Böylece kaybolmaz, yeniden planlanır.

Sık yapılan hatalar ve çözümleri

Hangi aracı kullanırsanız kullanın, iş emri numarasını okunabilir kod olarak ve son ölçümü gösteren tek sayfalık bir baskı düzeni üretebildiğini kontrol edin. Solmex'te tek kayıt her zaman iş emrinin kendisidir. Kağıt, bilginin makineye gidip geri gelmesinin bir yoludur.

Sıkça sorulan sorular