Ekipman sicili: her ekipman için neler kaydedilir ve güncel kalan bir sicil nasıl kurulur

Ekipman sicili nedir, ne değildir

Ekipman sicili, bakımdaki her şeyin bağlandığı listedir. İş emirleri, arıza kayıtları, önleyici bakım planları, yedek parça listeleri, sayaç okumaları ve maliyetler mutlaka bir şeye bağlanmak zorundadır ve o şey sicildeki bir kayıttır. Sicil yanlışsa, teknisyenler işlerini ne kadar özenle kapatmış olursa olsun, üzerine kurulan her rapor da yanlış çıkar.

En sık yapılan karışıklık, muhasebenin tuttuğu demirbaş listesiyle olur. İki liste farklı sorulara cevap verir. Muhasebe şirketin neye sahip olduğunu ve defter değerini sorar. Bakım ise neyin bakıma ihtiyacı olduğunu, nerede durduğunu ve durduğunda ne olacağını sorar. Bu yüzden iki liste örtüşmez. Tek faturayla alınan bir üretim hattı muhasebede tek satırdır ama sizin sicilinizde yirmi kayıt olabilir: konveyörler, motorlar, hidrolik ünite, kumanda panosu. Tersi de olur: kiralık forklift filosu ya da bina sahibine ait çatıdaki chiller muhasebe listesinde hiç görünmeyebilir ama ekibiniz her ay bakımını yapar.

İşin zor kısmı: neyin tek bir ekipman sayılacağına karar vermek

Siciller çoğunlukla alanlar yüzünden değil, detay seviyesi yüzünden çöker. Fazla kaba giderseniz "Hat 2" diye tek bir kaydınız olur, bir yıl boyunca bütün arızalar oraya düşer ve size hiçbir şey anlatmaz. Fazla ince giderseniz her rulman ve her sensör için kayıt açarsınız, kimse bunları güncel tutmaz ve teknisyen listede en üstte hangisi varsa onu seçer. Sahada işe yarayan test, her aday parça için sorulan şu sorudur:

• Ona ayrıca iş emri açacak mıyız?
• Arızalarını içinde bulunduğu makineden ayrı görmek istiyor muyuz?
• Kendine ait bir önleyici bakım planı, denetimi veya kalibrasyonu var mı?
• Sökülüp başka bir yere takılabiliyor ya da kendi seri numarasıyla komple değiştirilebiliyor mu?

Bunlardan herhangi birinin cevabı evetse, o parça bir ana ekipmana bağlı olarak kendi kaydını alır. Dördü de hayırsa o bir yedek parçadır: ana ekipmanın parça listesine girer ve iş emirlerinde ekipman olarak değil, kullanılan parça olarak görünür. V kayışı parçadır. O kayışın çevirdiği, periyodik yağladığınız ve iki kez arıza vermiş redüktör ise ekipmandır.

Hiyerarşiyi sığ tutun. Üç seviye neredeyse her sahayı karşılar: yer veya sistem (A Binası, Kazan dairesi, Kamyon filosu), ekipman (Kazan 1, Kamyon 34) ve takibe değer alt parçalar (Brülör, Besleme pompası). Her ek seviye, eli yağlı ve telefonla çalışan teknisyen için bir tıklama daha ve bir kaydın yanlış yere girmesi için bir fırsat daha demektir.

Her ekipman için tutulacak alanlar

Her zaman dolu olan az alan, yarısı boş kalan çok alandan iyidir. Aşağıdaki tablo uygulamada işe yarayan bir settir: ilk sekiz alan bir kaydın işe yaraması için en azıdır, gerisini kullanacağınız bir yer olduğunda eklersiniz.

Kritiklik, ekiplerin atladığı ve sonra pişman olduğu alandır. Basit tutun. Bütün ekibin saniyeler içinde uygulayabildiği üç seviyeli bir ölçek, kimsenin bir daha açıp bakmadığı puanlı bir matristen daha değerlidir. Örnek olarak işe yarayan bir tanım: A üretimi durdurur, iş güvenliği veya yasal risk doğurur ya da yedeği yoktur. B işi yavaşlatır ya da yedeği vardır ama devreye almak emek ister. C bir sonraki planlı ziyarete kadar bekleyebilir. Tanımları sicilin en üstüne yazın ki aynı pompayı değerlendiren iki kişi aynı sonuca varsın.

Kodlar ve etiketler: kod neden hiçbir şey anlatmamalı

P1-KO-KOMP-02 gibi akıllı kodlar kurmak caziptir: kodun her parçası fabrikayı, odayı ve türü anlatır. Yaklaşık bir yıl boyunca düzenli görünür. Sonra Kompresör 2, 3. Fabrikaya taşınır. Ya kodu değiştirirsiniz ve onu kullanan bütün eski iş emirleriyle, basılı etiketlerle ve tablolarla bağlantı kopar, ya da kodu korursunuz ve kod sonsuza kadar yanlış fabrikayı gösterir.

• Kısa bir önek ve sıra numarası kullanın (EQ-00412). Konum, tür ve ana ekipmanı ayrı alanlara koyun, böylece kod değişmeden güncellenebilirler.
• Ekipman hurdaya ayrılsa bile kodu tekrar kullanmayın. Eski bir arıza kaydı hâlâ doğru makineyi göstermelidir.
• Numaraları sabit uzunlukta yazın ki listeler düzgün sıralansın. EQ-2'nin EQ-10'dan sonra gelmesi küçük ama sürekli bir karışıklık yaratır.
• Kodu ekipmanın üzerine koyun: büyük puntolu kod ve kaydı açan bir QR kod içeren bir etiket. Koruyucu açmadan okunabilecek bir yere, ısıdan, yağdan ve basınçlı yıkamadan uzak yapıştırın.
• Ad alanını insanların kullandığı şekilde yazın. Teknisyen EQ-00412 değil, "kompresör 2" diye arar.

Sicil adım adım nasıl kurulur

Satın alma kayıtlarından veya eski bir tablodan başlayıp masa başında temizlemeye çalışmayın. Sahada fiziksel olarak ne varsa oradan başlayın. Eski listeler gezi sırasında kontrol listesi olarak işe yarar, kaynak olarak değil.

1. Önce kurallarda anlaşın. Sahaya çıkmadan önce kod formatını, hiyerarşi seviyelerini, kritiklik tanımlarını ve "ayrı kayıt mı, parça mı" testini yazın. Kuralları yarı yolda değiştirmek ilk yarıyı baştan yapmak demektir.
2. Yerleri ve sistemleri listeleyin. Binalar, bölgeler, hatlar, araç grupları. Ekipmanların asılacağı iskelet budur.
3. Sahayı bölge bölge gezin, en kritik yerlerden başlayın. İş yarıda kalırsa ki çoğu zaman kalır, en önemli ekipmanlar bitmiş olur.
4. Her etiket plakasının fotoğrafını çekin. Seri numarasını ezberden ya da kötü ışıkta kirli bir plakadan yazmak hata üretir. Fotoğraf sonradan kontrol imkânı verir ve kayda ek olarak konmalıdır.
5. Gezerken etiketleyin. Kod etiketini aynı ziyarette takın. Kodları ekipmanın üzerinde olmayan bir sicil sahada görmezden gelinir.
6. Eski listelerle karşılaştırın. Muhasebe listesinde, önleyici bakım planında veya geçen yılın iş emirlerinde olup sahada bulamadığınız her şey ya gitmiştir, ya adı değişmiştir ya da gözden kaçmıştır. Her birinin peşine düşün.
7. Sisteme yükleyin ve tek bir sorumlu atayın. Yeni kayıtları ve değişiklikleri adı belli tek bir kişi onaylar. Ortak sahiplik birkaç hafta içinde mükerrer kayıt üretir.

İlk aydan sonra sicili güncel tutmak

Her sicil bittiği gün doğrudur. Doğru kalanlar ise ekibin zaten yaptığı işe bağlı olanlardır, böylece güncelleme ek bir görev değil işin parçası olur.

• Ekipmansız iş emri yok. Teknisyen ekipmanı bulamıyorsa bu, açılması gereken eksik bir kayıttır, "Genel" seçmek için bir bahane değil. Her şeyin atıldığı genel bir kayıt, arıza geçmişinizin kaybolduğu yerdir.
• Değişim kayda işlenir. Bir ünite değiştirildiğinde işi yeni seri numarasıyla kapatın. Birebir değişimin aynı kaydı mı koruyacağına (konum için genelde evet) yoksa yeni kayıt mı alacağına (eski ünite atölyeye gidip geri dönecekse evet) önceden karar verin.
• Silmeyin, pasife alın. Hurdaya ayrılan ekipmanı pasif yapın. Silmek geçmişini sahipsiz bırakır ve geriye dönük her raporu bozar.
• Yeni ekipman teslimden önce kaydedilir. Bunu satın alma veya devreye alma kontrol listesine ekleyin: kodu, etiketi ve kaydı olmadan teslim imzası atılmaz.
• Hepsini değil, örnekleri denetleyin. Her çeyrekte rastgele birkaç kayıt seçip sahada kontrol edin: ekipman yerinde mi, etiket okunuyor mu, konum doğru mu. Örneklemdeki hata oranı, daha büyük bir temizliğe gerek olup olmadığını söyler.

Özellikle mükerrer kayıtlara dikkat edin. İki kişi aynı ekipmanı farklı adlarla açtığında ortaya çıkarlar ("Komp 2" ve "Kompresör 2") ve geçmişi ikiye bölerler, böylece makine olduğundan iki kat güvenilir görünür. Seri numarasına göre hızlı bir sıralama genellikle bunları ortaya çıkarır.

İlk sicil için bir Excel tablosu yeterlidir. İş emirleri, önleyici bakım ve arızalar ona bağlanmaya başladığında bu bağlantıları tek yerde tutan bir CMMS işinizi kolaylaştırır. Örneğin Solmex'te her ekipmanın ana ekipmanı, sayaçları, dokümanları ve tüm iş geçmişi bağlı kendi kaydı vardır.

Sıkça sorulan sorular